Spotkanie szkoleniowe

Lean manufacturing w biurach – jakie zasady wprowadzić do biura, aby działało sprawniej?

Lean to filozofia, której główne założenia można zastosować w usługach, biurach, a także w życiu codziennym. Pozwala zaoszczędzić czas oraz koszty. Wszelkie procesy biurowe stanowią fundament sprawnie działającej firmy. Aby funkcjonowała efektywnie oraz skutecznie realizowała swoje cele, konieczne jest jej uporządkowanie i nadzorowanie. Dowiedz się, jakie działania wprowadzić do swojej firmy, aby prężnie się rozwijała.

Co to jest Lean Manufacturing?

Jest to system zarządzania mający na celu ograniczanie marnotrawstwa oraz eliminowanie wszystkich szkodliwych i zbędnych operacji w firmie, które obniżają jej efektywność, jakość usług lub produktów. Wszelkie procesy biurowe można zaprojektować tak, aby wspierały realizację założonych celów. Wówczas warto skorzystać z podejścia lean manufacturing w biurach, czyli lean office, opisywane przez cgrowth, skupiające się na wyzbywaniu wszelkich nieprawidłowych działań i nawyków, jakie często zachodzą podczas pracy.

Przez marnotrawstwo w procesie realizacji poszczególnych zadań rozumie się takie czynności jak:

  • Nadprodukcja – zbędne i nadmierne kopiowanie raportów i innych materiałów firmowych,
  • Niewłaściwe przetwarzanie – np. czytanie korespondencji rozesłanej hurtowo, która niczego nie wnosi,
  • Kumulowanie za dużych zapasów – np. zakreślacze i pisaki długo nieużytkowane wysychają, papier do drukarki zamknięty w piwnicy wilgotnieje itp.,
  • Błędy, niedociągnięcia – powtarzalne, wracające jak bumerang,
  • Zbędny ruch – powtórne i niepotrzebne wykonywanie tej samej czynności,
  • Bezczynne oczekiwanie – np. na koniec wydruku z drukarki, koniec spotkania, na decyzję itp.

Są to przykłady niegospodarności oraz realizowania czynności, które są całkowicie zbędne. Takie marnotrawstwo nie tylko rodzi zbędne koszty, lecz zaburza to pracę całego zespołu. Kluczem do sprawnie działających procesów biurowych jest umiejętność porządkowania tego, co już mamy, planowania, określania zadań i brania za nie odpowiedzialności oraz definiowanie tego, co ma być najwyższą wartością w realizowanych procesach.

Spotkanie w biurze

Lean manufacturing – jakie narzędzia?

Wdrożenie planu Lean Manufacturingu do przedsiębiorstwa z pewnością pomoże w zwiększeniu wydajność produkcji, skracając czas jej trwania oraz przyczyni się do zlikwidowania nadmiernych zapasów. Przed wprowadzeniem tego systemu do firmy, należy wcześniej odpowiednio zdiagnozować i usunąć wszelkie czynniki, które powodują straty. Dopiero wtedy, można wdrażać i modernizować procesy produkcyjne.

Lean Office daje szerokie możliwości dzięki takim narzędziom jak:

  • Mapowanie strumieni wartości – pomaga w zidentyfikowaniu źródła marnotrawstwa i wprowadzaniu przepływu w określonych procesach,
  • Stosowanie zasady tzw. wyciągania – jest to działanie mające na celu wskazanie na zadania, których nie warto realizować, jeśli nie ma na nie zapotrzebowania,
  • Wdrożenie zarządzania wizualnego – pozwala na dostrzeżenie zadań ważnych,
  • Zastosowanie zasady 5S – jest to system zarządzania stanowiskami pracy w taki sposób, aby nie marnować czasu na szukanie przedmiotów lub materiałów potrzebnych do pracy,
  • Korzystanie z checklisty i metody kanban – są to narzędzia ułatwiające kierowanie określonymi zadaniami,
  • Używanie diagramu Ishikawy, metody 5Why, lub Raportu A3 –  pomagają uczyć się na błędach oraz systemowo podchodzić do kwestii rozwiązywania zaistniałych problemów,
  • Wprowadzenie standaryzacji pracy tam, gdzie zadania są powtarzalne,
  • Realizowanie odpowiednich rozwiązań mających na celu zapobieganie błędom, 
  • Dbanie o urządzenia biurowe, aby się nie psuły i nie trzeba było wymieniać ich na nowe.

Oczywiście na efekty wdrożonych działań trzeba trochę poczekać. Potrzeba czasu, aby poprawnie nauczyć się korzystać z nowych narzędzi oraz metod, które mają na celu usprawnienie pracy w danym przedsiębiorstwie. Najważniejsze to nie poddawać się i korzystać również z wiedzy oraz pomysłów innych. Każdy może dołożyć swój kamyk do wspólnego ogródka i razem, zapracować na sukces firmy.

Spotkanie biznesowe w restauracji

Na czym polegają śniadania biznesowe? Popularne grupy networkingowe w Polsce

Każdy, kto prowadzi własny biznes, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak ważna jest współpraca z inny partnerami i kontrahentami. Jednak zdobywanie takich kontaktów jest czasochłonne oraz trudne, zwłaszcza dla tych firm, które dopiero rozpoczynają swoją działalność. Dlatego świetnym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest udział w śniadaniu biznesowym. Co to jest i na czym polega? Tego dowiesz się z poniższego artykułu.

Śniadanie biznesowe – na czym polega?

Jest to coraz popularniejsza forma nawiązywania kontaktów biznesowych pomiędzy firmami czy przedsiębiorcami. Takie wydarzenia są często organizowane przez samorządy, organizacje pracodawców lub ośrodki wspierania przedsiębiorczości. Śniadanie biznesowe może być również zorganizowane przez którąś z uczestniczących w nim firm.

Takie śniadanie biznesowe, przeważnie organizowane jest wcześnie rano w hotelu lub restauracji. Spotkania zaczynają się np. o godzinie 7.00, by móc jeszcze zdążyć do biura przed rozpoczęciem pracy. Meeting rozpoczyna się od zjedzenia wspólnego śniadania, które w zależności od miejsca zorganizowania spotkania, podawane jest do stolika lub odbywa się w formie szwedzkiego stołu. Po spożyciu posiłku następuje cześć biznesowa podczas której uczestnicy spotkania, wymieniają się wizytówkami, lepiej się poznają, rozmawiają o swoich projektach, oferowanych produktach, zakresu działalności firmy itp. Zdarza się, że jeszcze w trakcie śniadania odbywa się krótka prezentacja przygotowana przez organizatora spotkania. W ten sposób ma on świetną okazję do przedstawienia swojej działalności i przedstawienia oferty prowadzonej przez niego firmy.

Zapewne wiele osób zada sobie teraz pytanie, skąd wziął się taki pomysł? Dlaczego akurat śniadanie biznesowe, a nie obiad czy kolacja? Rano to wbrew pozorom najlepsza pora na tego typu spotkania, ponieważ to właśnie rano organizm wykazuje największą aktywność i gotowość do pracy. Inną kwestią jest również to, że śniadanie kojarzy się z czymś mniej formalnym niż obiad czy kolacja biznesowa. Dlatego w trakcie takiego spotkania, atmosfera jest luźna, przyjazna i jeszcze bardziej sprzyjająca nawiązywaniu nowych kontaktów. Rozmowy prowadzone są w pozytywnej atmosferze, nie są agresywne, dużo łatwiej przychodzi posługiwanie się merytorycznymi argumentami, nie ma nerwowej atmosfery. Wszystko dlatego, że śniadanie kojarzy się ze spokojem i luzem.

Grupy networkingowe w Polsce – gdzie na śniadanie biznesowe?

W Polsce funkcjonuje kilka grup zajmujących się wspieraniem i dalszym rozwojem spotkań networkingowych, które mają na celu pomagać przedsiębiorstwom w dalszym rozwoju. Najpopularniejsze z nich to:

  • BNI

BNI to międzynarodowa organizacja biznesowa, która powstała w Stanach Zjednoczonych w 1984 roku. W Polsce działa od 2006 roku, zrzeszając ponad 2 000 firm w 30 miastach, a to tylko wierzchołek góry. Dzięki członkostwu w grupie BNI przedsiębiorcy mogą nawiązywać relacje z innymi partnerami lub kontrahentami, przekazywać sobie wzajemnie kontakty do swoich najlepszych klientów, czy rekomendować usługi swojej firmy. Grupa BNI to sposób na pozyskiwanie nowych klientów, partnerów w biznesie i szansa na prężny rozwój każdego przedsiębiorstwa.

  • Towarzystwa Biznesowe

Są to kluby networkingowe skupiające przedsiębiorców, menedżerów i freelancerów z różnorodnych branż. Spotkania odbywają się co tydzień i pozwalają na zdobywanie nowych kontaktów, rekomendowanie swoich usług, przeprowadzanie szkoleń i promowanie firmy. Podczas takich spotkań networkingowych, można zdobyć potrzebne doświadczenie, nawiązać cenne relacje biznesowe, zaprezentować produkty własnej firmy.

  • Międzynarodowy Tygodnik Networkingu

Celem takich spotkań jest podniesienie świadomości społecznej na temat kluczowej roli, jaką networking odgrywa w biznesie. Międzynarodowy Tydzień Networkingu jest otwarty na gości z każdej branży biznesowej, jak również członków innych organizacji networkingowych, studentów, czy przedstawicieli prasy. MTN ma pokazać społeczeństwu, jak silnym narzędziem w osiąganiu sukcesów biznesowych jest networking.

Pracownicy trzymający sie za ręce

Networking – co to jest? Czy warto uczestniczyć w spotkaniach networkingowych?

Networking to niejako twór obecnych czasów. Angielskojęzyczna nazwa, celowo nietłumaczona zwykle na język polski sprawia, że samo pojęcie staje się tajemnicze, zagadkowe i daje poczucie nowoczesności. Czym zatem jest networking i dlaczego warto z niego korzystać? O tym opowiadamy poniżej.

Networking definicja

W najprostszym ujęciu networking polega na tworzeniu i pielęgnowaniu znajomości w biznesie. Dzięki takim „przyjaźniom” można pomóc sobie nawzajem w prowadzeniu interesów, polecać czyjąś działalność innym firmom, klientom czy pracodawcom. Najczęstszą taką formą poznawania ludzie, są targi branżowe. Mogą trwać kilka dni, podczas których każda firma prezentuje swoje osiągnięcia i stara się podtrzymywać relacje z zaprzyjaźnionymi przedsiębiorstwami poprzez poczęstunek, wspólne obiady czy wieczorne imprezy towarzyszące.

Główny celem networkingu jest nawiązywanie kontaktów z ludźmi. Spotkania twarzą w twarz dają zupełnie inny efekt niż znajomość podtrzymywana mailowo czy telefonicznie. Należy pamiętać jednak o kluczowej zasadzie, że aby coś otrzymać, warto dać coś od siebie. Nie chodzi o rzeczy materialne, ale o polecanie czyjejś działalności innym ludziom, firmom, którym przydadzą się określone produkty lub zakres działalności. W biznesie nie można myśleć tylko o sobie, gdyż to zaprowadzi nas do znikąd. Długofalowe efekty i korzyści z nich płynące, o wiele lepiej można osiągnąć, pomagając innym.

Pracownicy podczas pracy w biurze

Networking biznesowy

Ważne jest również to aby zrozumieć, że sukces w biznesie nie zawsze zależy od własnych zasobów i umiejętności. W prowadzeniu firmy i doprowadzeniu jej na szczyt niezwykle istotne jest zbudowanie sieci trwałych kontaktów z partnerami oraz kontrahentami biznesowymi, którzy mogą nam dać to, czego właśnie potrzebujemy do dalszego rozwoju, zdobywania klientów i osiągnięcia sukcesu.

Jednak poprawnie prowadzony networking wymaga trochę czasu. Profesjonalnych i doświadczonych kontrahentów możemy nie znaleźć na pierwszym spotkaniu. Networking nie jest tak prostą sprawą, jakby mogło się wydawać. Aby umiejętnie pozyskiwać nowe kontakty i znajomości trzeba, umieć się odpowiednio zaprezentować, mieć charyzmę oraz wykazywać umiejętność słuchania drugiej strony. W ten sposób można zaskarbiać sympatię oraz zaufanie. Należy jednak pamiętać o tym, że budowanie kontaktów przyniesie zyski i oczekiwane rezultaty, jeśli działa się uczciwie.

Warto również zaznaczyć, że w czasach kiedy największy wpływ na ludzkie życie świat mediów społecznościowych, networking można przenieść do sieci. Facebook czy LinkedIn ułatwiają pozyskiwanie nowych kontaktów biznesowych oraz uczestnictwo w branżowych dyskusjach, bez konieczności wychodzenia z domu lub z biura.

Pomimo wielu zalet płynących z networking, należy pamiętać, że to dość trudna sztuka, wymagająca dobrze rozwiniętych umiejętności interpersonalnych. Trzeba włożyć wiele wysiłku w przekonanie do siebie drugiej strony, nawiązanie oraz utrzymanie danej znajomości. Najważniejsze w tym wszystkim jest jednak to, aby dać coś od siebie. Jest to szczególnie ważne w przypadku przedsiębiorców, stawiających pierwsze kroki w biznesie.