Jak wynająć hosta lub hostessę na konferencję firmową?

Kategoria: Wydarzenia firmowe

Czego potrzebuje konferencja firmowa od obsługi

Konferencja firmowa różni się od targów czy promocji w centrum handlowym tym, że gości przyjmuje się w jednym miejscu, zazwyczaj przez cały dzień, a kontakt z nimi ma charakter bardziej osobisty. Osoba, która wita przybyłych przy rejestracji, prowadzi ich do sali czy pomaga przy szatni, staje się pierwszym punktem styku z organizatorem. Taka rola wymaga innego podejścia niż przy wynajmie hostess na targi, gdzie liczy się głównie tempo pracy przy stanowisku i ilość rozdanych materiałów.

Kiedy w ogóle zatrudnić dodatkową obsługę

Jeśli konferencja gromadzi więcej niż kilkadziesiąt osób, organizator sam nie jest w stanie równocześnie pilnować rejestracji, odpowiadać na pytania gości i reagować na bieżące problemy. Dodatkowa para rąk odciąża zespół wewnętrzny i pozwala mu skupić się na merytorycznej stronie wydarzenia. Decyzję o takim wsparciu podejmuje się wtedy, gdy spodziewane grono uczestników, wiele punktów kontaktowych naraz (recepcja, szatnia, catering, sala) lub obecność gości zagranicznych sprawiają, że jedna para oczu nie ogarnie wszystkiego.

Zadania, które realnie wykonuje obsługa na konferencji

Zakres obowiązków osoby obsługującej takie wydarzenie jest szerszy niż na evencie promocyjnym, bo obejmuje kontakt z uczestnikiem na każdym etapie jego obecności.

• Rejestracja przybyłych i wydawanie identyfikatorów lub materiałów konferencyjnych.
• Kierowanie do odpowiednich sal, stref networkingowych czy miejsc cateringowych.
• Pomoc prelegentom przy sprzęcie, mikrofonach czy prezentacjach.
• Reagowanie na pytania i problemy w trakcie trwania spotkania.
• Obsługa szatni lub punktu informacyjnego.

Im więcej z tych zadań spoczywa na jednej osobie, tym bardziej liczą się doświadczenie i umiejętność szybkiego podejmowania decyzji, a nie sama prezencja.

Host czy hostessa – od czego zależy wybór

Pytanie o to, czy do takiego wydarzenia zatrudnić mężczyznę czy kobietę, nie ma jednej odpowiedzi i zależy od charakteru spotkania oraz grupy docelowej. Przy formatach branżowych, technicznych czy skierowanych do odbiorców biznesowych taka osoba bywa odbierana jako budująca większe zaufanie, szczególnie przy kontakcie z klientami korporacyjnymi. O tym, w jakich sytuacjach sprawdza się to lepiej niż kobieta w roli obsługi, przeczytasz w tekście o tym, kiedy host bywa bardziej przekonujący niż hostessa. Przy udziale mediów czy gości z zagranicy dobrze działa zestaw mieszany, bo poszczególni uczestnicy inaczej reagują na różne osoby.

Prezencja i sposób bycia

Wygląd ma znaczenie, ale na konferencji firmowej liczy się bardziej sposób mówienia, spokój i umiejętność radzenia sobie ze stresem niż sama atrakcyjność. Gość, który zadaje nerwowe pytanie o zmianę sali w ostatniej chwili, oczekuje konkretnej odpowiedzi, nie uśmiechu bez treści.

Znajomość języków i branży

Przy wydarzeniach międzynarodowych znajomość języka angielskiego na poziomie swobodnej rozmowy jest warunkiem koniecznym, nie dodatkiem. Jeśli temat spotkania jest techniczny albo prawniczy, dobrze sprawdza się osoba, która wcześniej działała w podobnym środowisku i rozumie podstawowe pojęcia z branży, bo nie pyta gości o rzeczy oczywiste dla organizatora.

Doświadczenie i referencje

Osoba, która wcześniej obsługiwała podobne wydarzenia, wie, jak reagować na nieprzewidziane sytuacje: zmianę godziny, awarię mikrofonu czy spór o miejsca parkingowe. Dobrze poprosić agencję o referencje z poprzednich realizacji, a nie tylko z targów czy promocji produktowych, bo charakter zadań jest inny.

Agencja czy rekrutacja na własną rękę

Organizator może zatrudnić obsługę przez agencję eventową albo poszukać kandydatów samodzielnie, na przykład przez portale z ogłoszeniami zajęć dorywczych. Pośrednik bierze na siebie dobór osób, zastępstwa w razie choroby i rozliczenie formalne, co ma znaczenie przy większych wydarzeniach z wieloma uczestnikami zespołu do koordynacji. Droga samodzielna bywa tańsza, ale wymaga więcej czasu na sprawdzenie zgłoszeń i przygotowanie wybranych kandydatów do zadania. Zainteresowani taką formą współpracy często pytają też o wysokość wynagrodzenia, a odpowiedź na to, ile można zarobić w obsłudze klienta, pomaga ustalić realne warunki.

Z zestawienia wynika, że wybór modelu zależy od wielkości wydarzenia i tego, czy organizator ma zasoby, by samodzielnie zarządzać obsługą w dniu konferencji.

Przygotowanie obsługi przed dniem konferencji

Nawet najbardziej doświadczona osoba potrzebuje briefingu dotyczącego konkretnego wydarzenia: planu sali, harmonogramu, listy prelegentów i procedur na wypadek problemów. Taki wstęp ogranicza liczbę pytań w trakcie spotkania i pozwala działać samodzielnie. Przy wielu stanowiskach pomaga też jasny podział zadań i zakresów odpowiedzialności, podobny do zasad znanych z porządkowania przestrzeni roboczej, o czym można przeczytać w artykule o metodzie 5S w pracy. Chaos w rozdzieleniu zadań jest jednym z najczęstszych powodów, dla których obsługa na konferencji zawodzi, nawet gdy poszczególne osoby są kompetentne.

Wskazówka: przed podpisaniem umowy z agencją poproś o możliwość krótkiej rozmowy z osobami, które mają obsługiwać konferencję. Dzięki temu sprawdzisz, czy ich sposób komunikacji odpowiada charakterowi wydarzenia, zanim zobowiążesz się do współpracy.

Błędy, które najwięcej kosztują organizatora

Najczęstszym błędem jest zatrudnienie obsługi w ostatniej chwili, bez czasu na briefing i omówienie scenariuszy problemowych. Drugim jest dobór kandydatów wyłącznie na podstawie wyglądu, bez sprawdzenia, czy radzą sobie z presją i kontaktem z gośćmi w sytuacjach stresowych. Trzecim, rzadziej zauważanym, jest brak jasnego rozdzielenia zadań, przez co nikt nie czuje się odpowiedzialny za konkretny obszar sali. Ci, którzy zastanawiają się, jak wygląda ta rola z perspektywy samej zatrudnionej, znajdą praktyczne spostrzeżenia w tekście o zaletach i wadach pracy hostessy, co pomaga lepiej zrozumieć, na co zwracać uwagę przy rozmowie kwalifikacyjnej.

Jak podjąć ostateczną decyzję

Dobór obsługi na konferencję firmową powinien wynikać z konkretnej listy zadań, a nie z ogólnego poczucia, że coś trzeba zorganizować. Przy wielu gościach zagranicznych liczy się znajomość języka, przy temacie technicznym – doświadczenie branżowe, a przy dużej skali wydarzenia znaczenie ma zaplecze agencji gotowej do szybkiego zastępstwa. Lista wymagań, spisana przed szukaniem kandydatów, skraca czas rekrutacji i zmniejsza ryzyko niedopasowania do charakteru spotkania.