Od kilku lat w polskich firmach rośnie liczba pracowników z zagranicy. Procedury zatrudnienia różnią się znacznie w zależności od kraju pochodzenia kandydata oraz formy współpracy. Poniżej przedstawiamy kompletny przewodnik po obowiązkach pracodawcy i wymaganych dokumentach.
Podstawowe warunki zatrudnienia obcokrajowca
Prawo do legalnego zatrudnienia pracownika z zagranicy przysługuje osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą z siedzibą, zakładem lub oddziałem na terytorium Polski. To wymóg fundamentalny — kolejne zależą od obywatelstwa kandydata i charakteru planowanej pracy.
W przypadku obywateli Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz państw objętych umowami o swobodzie przepływu osób stosuje się zasady identyczne jak przy zatrudnianiu Polaków. Nie wymaga się dodatkowych zezwoleń ani odrębnych procedur administracyjnych. Pracodawca zawiera standardową umowę, a pracownik nabywa prawa i obowiązki wynikające z Kodeksu pracy.
Odmiennie wygląda sytuacja obywateli spoza EOG. Tutaj konieczne są: wizy wjazdowe, zezwolenia na pracę oraz szereg dokumentów potwierdzających kwalifikacje. Do wniosku o zezwolenie należy dołączyć dowód wpłaty, kopię paszportu, zaświadczenie o spełnianiu wymogów stanowiska, kopię dowodu osobistego oraz — jeśli pracodawcę reprezentuje pośrednik — pełnomocnictwo. Dla niektórych stanowisk wymagane są także przetłumaczone na język polski dyplomy i certyfikaty zawodowe.
Zestaw dokumentów niezbędnych do zatrudnienia
Pracodawca musi zgromadzić i przedłożyć w urzędzie właściwe dokumenty, których zakres zależy od sytuacji prawnej cudzoziemca. Podstawowy katalog obejmuje: zezwolenie na pobyt, zezwolenie na pracę lub zezwolenie na pracę sezonową. W zależności od typu zatrudnienia lista może się wydłużyć o umowę z kontrahentem zagranicznym (przy delegowaniu pracowników) lub dokument potwierdzający powołanie do zarządu (przy zezwoleniu typu B).
Istnieje grupa państw — Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Rosja, Ukraina — której obywatele nie potrzebują zezwolenia na pracę. Wystarczy oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, ale obowiązuje ono maksymalnie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Po tym czasie konieczne jest uzyskanie standardowego zezwolenia. Pracodawca rejestruje oświadczenie w Powiatowym Urzędzie Pracy nie później niż w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy przez cudzoziemca. Niedotrzymanie tego terminu skutkuje sankcjami finansowymi.
Miejsce składania wniosków i wymagania formalne
Wnioski o zezwolenie na pracę dla obcokrajowca składa się w urzędzie wojewódzkim właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy. Przed ich złożeniem konieczne jest spełnienie warunku braku dostępnych kandydatów z Polski na dane stanowisko. Urząd weryfikuje także warunki zatrudnienia — wynagrodzenie nie może być niższe od średniej krajowej dla danego zawodu, a charakter pracy musi być zgodny z zapisami we wniosku.
W praktyce oznacza to konieczność zgłoszenia oferty pracy do Powiatowego Urzędu Pracy. Dopiero gdy PUP nie przedstawi polskich kandydatów spełniających wymagania, można skierować ofertę do obcokrajowca. Pracodawca musi udokumentować, że wybrany kandydat spełnia określone kryteria — urzędnik może zażądać zaświadczeń o wykształceniu, certyfikatów, referencji. W niektórych przypadkach, zwłaszcza przy zawodach regulowanych, obowiązuje procedura nostryfikacji dyplomów uzyskanych za granicą. Pracodawca nie przeprowadza jej osobiście, ale musi upewnić się, że kandydat dysponuje odpowiednim zaświadczeniem.
Ostateczna decyzja powinna zapaść w ciągu trzech miesięcy od złożenia kompletnego wniosku, pod warunkiem że dokumentacja nie zawiera błędów wymagających poprawy. Jeśli urząd stwierdzi braki formalne, wysyła wezwanie do uzupełnienia — termin biegnie od nowa dopiero po dostarczeniu pełnej dokumentacji. W praktyce przedsiębiorcy rezerwują na proces od 4 do 5 miesięcy, uwzględniając czas na ewentualne korekty.
Typy zezwoleń na pracę w Polsce
O zezwolenie na pobyt wnioskuje sam cudzoziemiec, natomiast zezwolenie na pracę leży w gestii pracodawcy. Polskie przepisy przewidują pięć rodzajów zezwoleń, dostosowanych do specyfiki zatrudnienia. Każdy typ obejmuje inny zakres obowiązków i ograniczeń czasowych:
- Typ A — dla cudzoziemca wykonującego pracę na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, którego miejsce wykonywania obowiązków lub siedziba pracodawcy znajduje się w Polsce. To najczęściej wydawane zezwolenie — obejmuje zarówno standardowe etaty jak i współpracę na podstawie umowy zlecenia lub dzieła.
- Typ B — dla cudzoziemca pełniącego funkcję członka zarządu, maksymalnie przez 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Po przekroczeniu tego limitu obowiązuje zmiana na zezwolenie typu A lub inne odpowiednie do charakteru wykonywanych obowiązków.
- Typ C — dla cudzoziemca zatrudnionego w firmie zagranicznej i oddelegowanego do polskiej siedziby/oddziału na okres do 30 dni. Przekroczenie tego czasu wymaga konwersji na inny typ zezwolenia.
- Typ D — dla cudzoziemca pracującego dla zagranicznej firmy bez siedziby w Polsce, oddelegowanego w celu realizacji usługi eksportowej o charakterze tymczasowym i okazjonalnym. Okres obowiązywania nie może przekroczyć 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.
- Typ E — dla cudzoziemca oddelegowanego do pracy w Polsce na okres dłuższy niż 3 miesiące w ciągu 6 miesięcy, w celach innych niż określone w typach B, C i D. Dotyczy m.in. pracowników wysyłanych przez zagraniczne koncerny do realizacji projektów inwestycyjnych lub szkoleń długoterminowych.
Każde zezwolenie zawiera wyraźnie określony czas obowiązywania — pracodawca musi pamiętać o terminowym przedłużeniu dokumentu przed jego wygaśnięciem. Wniosek o przedłużenie składa się nie później niż 90 dni przed upływem terminu ważności dotychczasowego zezwolenia, ale nie wcześniej niż 120 dni przed tym terminem. Niedotrzymanie tego harmonogramu może skutkować przerwą w legalności zatrudnienia i koniecznością ponownego przejścia całej procedury od początku.
Rozliczenie pracownika z zagranicy
Zatrudnienie cudzoziemca wiąże się z dodatkowymi obowiązkami w zakresie rozliczeń podatkowych i ubezpieczeniowych. Pracodawca odprowadza składki ZUS na takich samych zasadach jak w przypadku polskich pracowników, ale musi zweryfikować, czy nie zachodzą szczególne okoliczności wynikające z umów międzynarodowych o zabezpieczeniu społecznym. W niektórych przypadkach pracownik może być ubezpieczony wyłącznie w kraju pochodzenia — wtedy pracodawca nie odprowadza składek do polskiego systemu, ale żąda certyfikatu A1 potwierdzającego opłacanie składek w państwie macierzystym.
Podobnie rzecz ma się z podatkiem dochodowym. Jeśli cudzoziemiec uzyska certyfikat rezydencji podatkowej z kraju pochodzenia, pracodawca stosuje przepisy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. W przeciwnym razie pobiera zaliczkę na podatek według standardowych zasad obowiązujących w Polsce. Pracownik może złożyć oświadczenie PIT-2, co pozwala na uwzględnienie kosztów uzyskania przychodu i ulg podatkowych — bez tego dokumentu pracodawca stosuje wyłącznie podstawowe koszty.
Kontrola legalności zatrudnienia
Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna regularnie weryfikują prawidłowość zatrudniania cudzoziemców. Pracodawca ma obowiązek przechowywać kopie wszystkich zezwoleń, oświadczeń i dokumentów pobytowych przez okres zatrudnienia oraz co najmniej 3 lata po jego zakończeniu. Brak dokumentacji lub niezgodność rzeczywistych warunków pracy z warunkami określonymi w zezwoleniu skutkuje wysokimi karami finansowymi — od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych za każdego nielegalnie zatrudnionego pracownika.
Kontrolerzy sprawdzają także zgodność wynagrodzenia z deklarowanym we wniosku o zezwolenie. Jeśli rzeczywista płaca okaże się niższa niż zadeklarowana, pracodawca może stracić możliwość zatrudniania cudzoziemców na określony czas. Podobne konsekwencje grożą w przypadku, gdy cudzoziemiec wykonuje inne obowiązki niż te wskazane w zezwoleniu — np. pracuje jako kelner, mimo że zezwolenie dotyczy stanowiska kucharza.
Rozwiązanie umowy z cudzoziemcem
Zakończenie współpracy z pracownikiem zagranicznym wymaga dopełnienia dodatkowych formalności. Pracodawca ma obowiązek poinformować urząd wojewódzki o rozwiązaniu umowy w ciągu 7 dni roboczych od daty ustania zatrudnienia. Dotyczy to zarówno wypowiedzeń, jak i rozwiązań za porozumieniem stron czy wygaśnięcia umowy na czas określony.
Jeśli cudzoziemiec pracował na podstawie oświadczenia (bez zezwolenia), pracodawca zgłasza zakończenie pracy do Powiatowego Urzędu Pracy, który zarejestrował oświadczenie. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje mandatem. Co więcej, zaniechanie zgłoszenia może uniemożliwić pracodawcy zatrudnienie kolejnego cudzoziemca na podstawie oświadczenia — urząd odmówi rejestracji kolejnego dokumentu do czasu wyjaśnienia sytuacji poprzedniego pracownika.