Coraz więcej osób decyduje się na założenie działalności gospodarczej i pracę na własny rachunek. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że niesie to za sobą koszty, które dla początkujących przedsiębiorców, bez zapasów finansowych, mogą okazać się zbyt wysokie. Co należy wiedzieć o kosztach prowadzenia firmy?
Ile kosztuje założenie działalności gospodarczej?
Na początek mamy dobrą wiadomość. Sam koszt założenia, rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej jest niski i tak naprawdę ogranicza się do opłacenia składki ZUS. Ale od początku.
Zarówno rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jak i w Krajowym Rejestrze Sądowym jest bezpłatna. Nie zapłacisz również nic za zmianę istniejącego adresu firmy (np. uznasz, że siedziba firmy będzie mieścić się w innym miejscu).
Musisz natomiast określić, czy będziesz opłacać składkę preferencyjną ZUS, czy kwotę bez ulgi i oczywiście dokonać pierwszej wpłaty, której wysokość uzależniona jest od kwoty składki obowiązującej w danym roku.
Niestety, to tyle, jeśli chodzi o dobre wiadomości. Przechodzimy teraz do kosztów prowadzenia firmy.
Opłaty administracyjne i skarbowe
Koszty prowadzenia firmy, na które nie masz wpływu, to opłaty administracyjno-skarbowe. Co się pod tym kryje? Przede wszystkim podatek dochodowy oraz podatek VAT. Jeśli posiadasz jednoosobową działalność gospodarczą, wybór odpowiedniej formy opodatkowania wpłynie bezpośrednio na wysokość Twoich zobowiązań podatkowych. Przy czym dochód jest to przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania.
Przedsiębiorca musi także naliczać podatek VAT i odprowadzać go potem do urzędu skarbowego. Podstawowa stawka VAT w Polsce wynosi 23%, choć istnieją również stawki preferencyjne dla określonych kategorii towarów i usług.
Co miesiąc trzeba również odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Jeśli dopiero rozpoczynasz swoją działalność, to przez 24 miesiące od założenia firmy możesz skorzystać z preferencyjnych stawek. Wysokość składek w pełnej kwocie oblicza się na podstawie zadeklarowanej podstawy wymiaru lub minimalnej podstawy określonej przepisami.
Dodatkowo zapłacisz za wydanie różnych dokumentów, np. zaświadczenia o nadaniu numeru NIP lub zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami, które będą Ci potrzebne np. w trakcie procesu wnioskowania o kredyt. Warto również pamiętać o opłatach związanych z ewentualnymi koncesjami lub zezwoleniami, jeśli Twoja branża tego wymaga.
Wydatki związane z bieżącym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa
Koszty związane z bieżącym prowadzeniem firmy będą różnić się w zależności od charakteru działalności. Co najczęściej się uwzględnia?
Wynajem i wyposażenie miejsca pracy
Konieczność wynajęcia biura oraz zakup jego wyposażenia. To opłaty za czynsz, media (prąd, woda, ogrzewanie, internet) i telefon. Wysokość tych wydatków zależy przede wszystkim od lokalizacji i powierzchni wynajmowanego lokalu. W dużych miastach koszty wynajmu mogą sięgać kilku tysięcy złotych miesięcznie, podczas gdy w mniejszych miejscowościach będą znacznie niższe.
Jeśli siedzibę firmy stanowi Twoje prywatne mieszkanie, to i tak nie unikniesz wydatków związanych m.in. z wyposażeniem biura, czyli zakupem materiałów biurowych, urządzeń niezbędnych do codziennego wykonywania pracy (np. komputer, drukarka, skaner) czy z zakupem samochodów służbowych. Możesz potrzebować także pieczątki, niezbędny będzie zakup materiałów reklamowych (wizytówki, ulotki, banery), a także stworzenie i utrzymanie strony internetowej wraz z domeną i hostingiem.
Obsługa księgowa
Oprócz tego jest jeszcze obsługa księgowa. Oczywiście, możesz się tym zająć samodzielnie, obniżając w ten sposób koszty, jednak często jest to nieopłacalne rozwiązanie. Zrozumienie podstawowych zagadnień z zakresu prowadzenia księgowości może zająć wiele czasu, a mimo to nietrudno jest o błąd, który może skutkować karami finansowymi ze strony urzędu skarbowego lub ZUS. Korzystając z usług biur rachunkowych, będziesz musiał liczyć się z kosztami zaczynającymi się od 100-150 zł miesięcznie za najprostszą obsługę do nawet kilkuset złotych w przypadku bardziej skomplikowanej księgowości pełnej.
Marketing i reklama
W dzisiejszych czasach praktycznie niemożliwe jest prowadzenie firmy bez działań marketingowych. Koszt promocji uzależniony jest od branży i sposobu dotarcia do klientów. Możesz wydawać na reklamy w Google Ads, kampanie w mediach społecznościowych, pozycjonowanie strony internetowej (SEO), content marketing, a także tradycyjne formy reklamy jak ogłoszenia prasowe czy billboardy. Nawet niewielki budżet marketingowy to wydatek rzędu kilkuset złotych miesięcznie.
Dodatkowe koszty operacyjne
Do standardowych wydatków należy również zaliczyć: ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC działalności), ubezpieczenie majątku firmowego, opłaty bankowe za prowadzenie firmowego rachunku oraz transakcje, koszty surowców lub towarów handlowych, wydatki na szkolenia i rozwój zawodowy, a także opłaty związane z utrzymaniem licencji na oprogramowanie niezbędne do prowadzenia działalności.
Czy można obniżyć koszty prowadzenia działalności?
Istnieje kilka sposobów na optymalizację wydatków, zwłaszcza na początku drogi biznesowej. Praca z domu zamiast wynajmu biura pozwala zaoszczędzić nawet kilka tysięcy złotych rocznie. Wystarczy odpowiednio zorganizować przestrzeń domową i odliczyć część kosztów utrzymania mieszkania w ramach kosztów uzyskania przychodu.
Korzystanie z darmowych narzędzi do zarządzania projektem, komunikacji z klientami czy prowadzenia księgowości (dla najprostszych przypadków) również zmniejszy obciążenia finansowe. Wiele programów oferuje bezpłatne wersje podstawowe, wystarczające na start.
Jeśli dopiero zaczynasz, skorzystaj z ulg i dotacji dostępnych dla nowych przedsiębiorców. Preferencyjny ZUS przez pierwsze dwa lata to oszczędność ponad tysiąca złotych miesięcznie. Warto również sprawdzić możliwość otrzymania bezzwrotnego dofinansowania na start biznesowy z urzędu pracy lub funduszy europejskich.
Na co przygotować się finansowo?
Jak widzisz, nie da się ustalić, jakie są średnie koszty prowadzenia firmy, ponieważ zależy to od zbyt wielu czynników – od branży, skali działalności, lokalizacji, modelu biznesowego oraz indywidualnych wyborów przedsiębiorcy. Jednak nie to jest najważniejsze. Bardziej istotne jest, abyś miał świadomość ich istnienia oraz przygotował się na pierwszych kilka miesięcy, kiedy jeszcze nie zaczniesz zarabiać, a opłaty i tak będziesz musiał uregulować w terminie.
Warto utworzyć bufor finansowy na minimum trzy do sześciu miesięcy działalności, uwzględniając zarówno składki ZUS, podatki, jak i wszystkie koszty operacyjne niezbędne do codziennej aktywności biznesowej. Realistyczne oszacowanie wydatków pozwoli uniknąć problemów z płynnością finansową i da Ci komfort psychiczny w najtrudniejszym okresie – tuż po uruchomieniu działalności, gdy dopiero budujesz bazę klientów i wypracowujesz stabilne przychody.