Spotkanie szkoleniowe

Lean manufacturing w biurach – jakie zasady wprowadzić do biura, aby działało sprawniej?

Lean to filozofia, której główne założenia można zastosować w usługach, biurach, a także w życiu codziennym. Pozwala zaoszczędzić czas oraz koszty. Wszelkie procesy biurowe stanowią fundament sprawnie działającej firmy. Aby funkcjonowała efektywnie oraz skutecznie realizowała swoje cele, konieczne jest jej uporządkowanie i nadzorowanie. Dowiedz się, jakie działania wprowadzić do swojej firmy, aby prężnie się rozwijała.

Co to jest Lean Manufacturing?

Jest to system zarządzania mający na celu ograniczanie marnotrawstwa oraz eliminowanie wszystkich szkodliwych i zbędnych operacji w firmie, które obniżają jej efektywność, jakość usług lub produktów. Wszelkie procesy biurowe można zaprojektować tak, aby wspierały realizację założonych celów. Wówczas warto skorzystać z podejścia lean manufacturing w biurach, czyli lean office, opisywane przez cgrowth, skupiające się na wyzbywaniu wszelkich nieprawidłowych działań i nawyków, jakie często zachodzą podczas pracy.

Przez marnotrawstwo w procesie realizacji poszczególnych zadań rozumie się takie czynności jak:

  • Nadprodukcja – zbędne i nadmierne kopiowanie raportów i innych materiałów firmowych,
  • Niewłaściwe przetwarzanie – np. czytanie korespondencji rozesłanej hurtowo, która niczego nie wnosi,
  • Kumulowanie za dużych zapasów – np. zakreślacze i pisaki długo nieużytkowane wysychają, papier do drukarki zamknięty w piwnicy wilgotnieje itp.,
  • Błędy, niedociągnięcia – powtarzalne, wracające jak bumerang,
  • Zbędny ruch – powtórne i niepotrzebne wykonywanie tej samej czynności,
  • Bezczynne oczekiwanie – np. na koniec wydruku z drukarki, koniec spotkania, na decyzję itp.

Są to przykłady niegospodarności oraz realizowania czynności, które są całkowicie zbędne. Takie marnotrawstwo nie tylko rodzi zbędne koszty, lecz zaburza to pracę całego zespołu. Kluczem do sprawnie działających procesów biurowych jest umiejętność porządkowania tego, co już mamy, planowania, określania zadań i brania za nie odpowiedzialności oraz definiowanie tego, co ma być najwyższą wartością w realizowanych procesach.

Spotkanie w biurze

Lean manufacturing – jakie narzędzia?

Wdrożenie planu Lean Manufacturingu do przedsiębiorstwa z pewnością pomoże w zwiększeniu wydajność produkcji, skracając czas jej trwania oraz przyczyni się do zlikwidowania nadmiernych zapasów. Przed wprowadzeniem tego systemu do firmy, należy wcześniej odpowiednio zdiagnozować i usunąć wszelkie czynniki, które powodują straty. Dopiero wtedy, można wdrażać i modernizować procesy produkcyjne.

Lean Office daje szerokie możliwości dzięki takim narzędziom jak:

  • Mapowanie strumieni wartości – pomaga w zidentyfikowaniu źródła marnotrawstwa i wprowadzaniu przepływu w określonych procesach,
  • Stosowanie zasady tzw. wyciągania – jest to działanie mające na celu wskazanie na zadania, których nie warto realizować, jeśli nie ma na nie zapotrzebowania,
  • Wdrożenie zarządzania wizualnego – pozwala na dostrzeżenie zadań ważnych,
  • Zastosowanie zasady 5S – jest to system zarządzania stanowiskami pracy w taki sposób, aby nie marnować czasu na szukanie przedmiotów lub materiałów potrzebnych do pracy,
  • Korzystanie z checklisty i metody kanban – są to narzędzia ułatwiające kierowanie określonymi zadaniami,
  • Używanie diagramu Ishikawy, metody 5Why, lub Raportu A3 –  pomagają uczyć się na błędach oraz systemowo podchodzić do kwestii rozwiązywania zaistniałych problemów,
  • Wprowadzenie standaryzacji pracy tam, gdzie zadania są powtarzalne,
  • Realizowanie odpowiednich rozwiązań mających na celu zapobieganie błędom, 
  • Dbanie o urządzenia biurowe, aby się nie psuły i nie trzeba było wymieniać ich na nowe.

Oczywiście na efekty wdrożonych działań trzeba trochę poczekać. Potrzeba czasu, aby poprawnie nauczyć się korzystać z nowych narzędzi oraz metod, które mają na celu usprawnienie pracy w danym przedsiębiorstwie. Najważniejsze to nie poddawać się i korzystać również z wiedzy oraz pomysłów innych. Każdy może dołożyć swój kamyk do wspólnego ogródka i razem, zapracować na sukces firmy.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *