Kategoria: Zakładanie firmy
Kto może zarejestrować działalność bez dodatkowych formalności
Obywatele Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii mogą otworzyć firmę w Polsce na takich samych zasadach jak Polacy. Nie potrzebują zezwolenia na pobyt, karty pobytu związanej z prowadzeniem biznesu ani żadnej zgody urzędu. Wystarczy numer PESEL albo możliwość posłużenia się dokumentem tożsamości wydanym w kraju pochodzenia, żeby złożyć wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców. Taka swoboda wynika z umów międzynarodowych i obejmuje pełnię praw gospodarczych znanych z polskiego rynku, a dalszy opis wymagań dotyczy przede wszystkim osób z krajów spoza tego kręgu.
Obcokrajowcy spoza UE – jaki tytuł pobytowy jest potrzebny
Osoba z kraju spoza Unii musi dysponować odpowiednim dokumentem uprawniającym do pobytu, zanim zacznie myśleć o rejestracji firmy. Sama wiza turystyczna nie daje prawa do osiedlenia się ani do wykonywania działalności zarobkowej w tej formie. Taki krok wymaga zazwyczaj karty pobytu czasowego wydanej z myślą o biznesie, zezwolenia na pobyt stały, statusu rezydenta długoterminowego UE lub innego dokumentu, który nie wyklucza takiej aktywności – na przykład w związku z małżeństwem z obywatelem Polski czy pochodzeniem polskim.
Osoby posiadające Kartę Polaka również mogą zarejestrować działalność na zasadach zbliżonych do obywateli Polski. Samo złożenie wniosku o ten dokument nie wystarcza – liczy się jego faktyczne otrzymanie albo przynajmniej stempel potwierdzający legalność sytuacji w trakcie procedury, co bywa źle interpretowane i prowadzi do odmów rejestracji.
Zezwolenie na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej
To najczęstsza droga dla osób, które chcą prowadzić jednoosobową firmę jako cudzoziemiec spoza UE. Wniosek składa się do wojewody właściwego dla adresu zamieszkania, a urząd sprawdza, czy planowane przedsięwzięcie ma realne podstawy ekonomiczne – czy przynosi dochód pozwalający na utrzymanie, czy tworzy miejsca pracy albo wprowadza innowacje. Trzeba przedstawić dokumenty finansowe potwierdzające stabilność pomysłu, umowę najmu lokalu, w którym firma będzie funkcjonować, oraz dowody na posiadanie środków umożliwiających jej prowadzenie. Cała sprawa ciągnie się znacznie dłużej niż rejestracja w CEIDG, dlatego lepiej zacząć ją odpowiednio wcześniej, nie czekając na ostatni możliwy termin.
Inne tytuły pobytowe dające prawo do działalności
Poza kartą związaną bezpośrednio z biznesem, prawo do rejestracji firmy mają również cudzoziemcy z zezwoleniem na pobyt stały, statusem uchodźcy, ochroną uzupełniającą oraz niektórymi tytułami wydanymi z innych powodów – na przykład w związku z pracą, studiami kończącymi się pozwoleniem na pozostanie w Polsce czy łączeniem rodzin. Każdy z nich ma inny zakres uprawnień, więc przed złożeniem wniosku o wpis dobrze sprawdzić w jego treści, czy nie zawiera zapisu ograniczającego prowadzenie działalności gospodarczej.
Forma działalności dostępna dla cudzoziemca
Obcokrajowiec z odpowiednim dokumentem pobytowym może zarejestrować jednoosobową firmę na takich zasadach jak obywatel Polski, wpisując się do rejestru przedsiębiorców i uzyskując numer NIP. Osoby, które nie mają jeszcze podstawy uprawniającej do samodzielnego biznesu, często wybierają spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, bo do jej założenia nie trzeba mieć polskiej karty pobytu – wystarczy paszport i prawidłowo przygotowana umowa. Ta struktura niesie inne obowiązki rachunkowe niż jednoosobowa firma, o czym szerzej piszemy w artykule o różnicach w prowadzeniu księgowości między tymi formami.
Wybór wariantu wpływa na odpowiedzialność za zobowiązania, sposób opodatkowania i zakres dokumentacji. Ta pierwsza forma bywa prostsza w codziennym funkcjonowaniu i tańsza w obsłudze, ale wymaga już posiadania karty uprawniającej do pobytu. Druga pozwala wejść na rynek bez oczekiwania na decyzję wojewody, kosztem bardziej złożonej księgowości i obowiązku prowadzenia pełnych ksiąg po przekroczeniu określonych progów.
Krok po kroku: rejestracja jednoosobowej firmy
- Uzyskanie dokumentu pobytowego uprawniającego do działalności gospodarczej – bez niego wniosek o wpis zostanie odrzucony.
- Złożenie wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców, co można zrobić przez internet przy użyciu podpisu elektronicznego albo osobiście w urzędzie miasta lub gminy.
- Uzyskanie numeru NIP, który w przypadku osób fizycznych jest przypisywany automatycznie na podstawie zgłoszenia rejestracyjnego.
- Założenie konta firmowego w banku oraz, jeśli specyfika pracy tego wymaga, zgłoszenie do ubezpieczeń.
- Wybór formy opodatkowania i sposobu rozliczeń, najlepiej po rozmowie z biurem rachunkowym znającym specyfikę branży.
Pisma w języku innym niż polski, na przykład zagraniczny akt małżeństwa potwierdzający podstawę do pobytu, trzeba przedstawić w tłumaczeniu przysięgłym. Urzędnicy nie przyjmują kopii bez uwierzytelnienia, co bywa częstą przyczyną wydłużenia całej procedury.
Spółka z o.o. jako droga bez tytułu pobytowego
Założenie spółki z o.o. przez cudzoziemca nie wymaga karty pobytu w momencie podpisywania umowy i rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Problem pojawia się później – jeżeli wspólnik chce osobiście zajmować się sprawami firmy na miejscu, musi uregulować swój status i w wielu przypadkach uzyskać zezwolenie na pracę lub dokument związany z pełnioną funkcją. Samo posiadanie udziałów nie daje prawa do legalnego przebywania w Polsce dłużej niż pozwala na to posiadana wiza lub ruch bezwizowy.
Wskazówka: przed rejestracją tej spółki dobrze ustalić z doradcą, czy planowane kierowanie nią na miejscu nie będzie wymagało dodatkowego zezwolenia na pracę, nawet jeśli wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu.
Obowiązki po rejestracji firmy
Po wpisaniu działalności do rejestru cudzoziemiec podlega tym samym zasadom podatkowym i księgowym co Polacy. Trzeba wybrać formę opodatkowania, prowadzić odpowiednią dokumentację i rozliczać się z urzędem skarbowym w ustalonych terminach. Przy zatrudnianiu pracowników pojawia się obowiązek zgłoszenia ich do ubezpieczeń oraz zapewnienia obsługi BHP, niezależnie od narodowości właściciela. Dobrze dobrane biuro księgowe potrafi znacznie ułatwić poruszanie się po polskich przepisach osobie, która nie zna języka na poziomie umożliwiającym samodzielne rozliczenia.
Zmiana tytułu pobytowego powinna być od razu zgłaszana w rejestrze – wygaśnięcie karty bez odnowienia może skutkować wykreśleniem firmy z urzędu.
Najczęstsze błędy cudzoziemców przy otwieraniu firmy
Pierwszym błędem jest składanie wniosku o wpis przed uzyskaniem odpowiedniej karty pobytu – urząd odmówi rejestracji, a całą procedurę trzeba będzie powtórzyć od początku. Drugim jest wybór jednoosobowej działalności, gdy pobyt wkrótce się kończy, a przedłużenie nie zostało jeszcze złożone – przerwa w legalności automatycznie zamyka możliwość dalszego funkcjonowania firmy. Trzecim jest brak konsultacji z prawnikiem imigracyjnym przy wyborze między kartą związaną z biznesem a innym tytułem, co prowadzi do sytuacji, w której formalnie nie można zarejestrować firmy, choć da się pracować na etacie.
Czy wiza biznesowa wystarczy do otwarcia firmy
Nie, wiza – nawet oznaczona jako biznesowa – zwykle uprawnia tylko do podróży służbowych, spotkań i negocjacji, nie do rejestracji i prowadzenia własnej firmy na terenie Polski. Osoba planująca dłuższy pobyt powinna ubiegać się o kartę pobytu czasowego już na miejscu albo o odpowiednią wizę krajową przed wyjazdem, w zależności od obywatelstwa i aktualnych umów międzynarodowych.
Czy obcokrajowiec może prowadzić działalność nierejestrowaną
Zasady działalności nierejestrowanej są dostępne głównie dla osób mających już prawo do legalnego pobytu i pracy w Polsce, bo ta forma nie zastępuje wymogów pobytowych, a jedynie zwalnia z obowiązku wpisu do rejestru przy niewielkich przychodach. Osoba bez odpowiedniego dokumentu nie uzyska dzięki niej żadnych dodatkowych uprawnień.
Gdzie szukać pomocy przy formalnościach
Sprawy pobytowe i wizowe najlepiej konsultować ze specjalistą od prawa imigracyjnego albo z urzędem wojewódzkim właściwym dla miejsca zamieszkania – tam uzyskuje się najbardziej aktualne informacje o wymaganych dokumentach. Kwestie podatkowe i księgowe dobrze powierzyć biuru rachunkowemu z doświadczeniem w obsłudze firm zakładanych przez obcokrajowców, a przy wątpliwościach dotyczących struktury przedsięwzięcia pomocne bywa doradztwo gospodarcze. Cudzoziemiec planujący rozwój na kilku rynkach europejskich może też zainteresować się tym, jak wygląda rejestracja działalności w Holandii, gdzie procedury różnią się od polskich mimo wspólnych ram unijnych.
Decyzja o formie działalności i o dokumencie pobytowym powinna zapadać po sprawdzeniu, ile czasu zajmie każda procedura i czy aktualna podstawa pobytu wystarczy na ten okres. Osoba, która zaczyna od rozmowy ze specjalistą od imigracji i doradcą podatkowym, unika sytuacji, w której firma jest zarejestrowana, ale pobyt wygasa szybciej niż udaje się go odnowić.